Krajowy System e-Faktur służy do wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Jest inicjatywą Ministerstwa Finansów i ma za zadanie przyczynić się do uszczelnienia podatku VAT. Jest to rozwiązanie, które będzie obowiązkowo w firmach wdrażane, ale wiąże się z korzyściami nie tylko dla Skarbu Państwa, ale i przedsiębiorstw. Szczególnie poleca się zintegrować to narzędzie z systemem ERP.
W przypadku KSeF są kluczowe dwie daty. Pierwszą z nich jest 1 lipca 2024 r., kiedy to narzędzie będzie obowiązkowe dla dużych firm, drugą jest 1 stycznia 2025 r., kiedy obowiązek obejmie małe i średnie firmy. Oznacza to, że prędzej czy później i tak będziemy musieli się tym tematem zainteresować. Ponieważ jednak wdrożenie wymaga czasu i przeprowadzenia przeszkolenia wśród pracowników obsługujących KSeF, lepiej zrobić to wcześniej.
Programy księgowe a KSeF
Bez względu na to, w jakiej działamy branży, musimy skrupulatnie prowadzić sprawy księgowe. Być może robimy to samodzielnie, może zlecamy biuru rachunkowemu albo mamy dział księgowy w firmie. W każdym przypadku potrzebny jest program księgowy. I tutaj KSeF może trochę namieszać. Nie każdy program księgowy będzie z nim kompatybilny. Oznacza to, że chcąc zapobiec błędom w dokumentach, konieczna jest zmiana. Tego problemu nie ma, jeśli korzystamy z systemu ERP, na przykład enova365.
Systemy ERP służą do zarządzania całym przedsiębiorstwem. Składają się z modułów odpowiadających funkcjom specjalistycznych programów, z jakich korzysta się w poszczególnych działach. Zostały przy tym tak zaprojektowane, by umożliwiały integrację z innymi programami. Ponieważ systemy ERP pozwalają na znaczące zwiększenie wydajności i efektywności m.in. poprzez automatyzację powtarzalnych czynności, są coraz powszechniej wykorzystywane w firmach z różnych sektorów gospodarki.
Zalety integracji systemu ERP z Krajowym Systemem e-Faktur
Korzyści, jakie wiążą się z takim rozwiązaniem, jest całkiem sporo. Z pewnością dla każdego przedsiębiorcy istotne będzie zwiększenie efektywności operacyjnej i zautomatyzowanie czynności związanych z fakturami. Dokumenty będą od razu przesyłane do KSeF, dlatego nie trzeba będzie danych wprowadzać drugi raz.
KSeF od razu sprawdza faktury pod kątem tego, czy spełniają standardy i wymogi przepisów podatkowych. Ze względu na to, że KSeF jest narzędziem rządowym, zyskujemy gwarancję, że dokumenty, jakie się w nim znajdują, są w zgodzie z aktualnymi wytycznymi.
Inną zaletą jest przejrzystość finansowa i lepsza kontrola nad finansami. W systemie są przechowywane wszystkie dokumenty. Łatwo więc przejrzeć historię transakcji i wykonać analizy, które pomogą nam w podjęciu decyzji biznesowych.
Można również obniżyć koszty związane z papierowymi fakturami. Faktur ustrukturyzowanych nie trzeba drukować, wysłać pocztą ani archiwizować. Dzięki temu firma nie musi kupować kartek, tonerów, znaczków ani organizować przestrzeni na archiwum.
Podsumowanie
Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie systemów ERP, szybko zauważyły liczne profity, jakie się z tym wiążą. Mając świadomość funkcjonalności tego narzędzia, przedsiębiorcy integrują je z innymi programami jak Krajowy System e-Faktur. To praktyczne i opłacalne rozwiązanie.